‘Gelukkig ging de bouw gewoon door’
dus het werk voor Marsaki Vastgoedadvies en Vastgoedbeheer ook
Marsaki Vastgoedadvies is actief in bouw- en verbouwprojecten. Het adviseert over vastgoedopgaven en begeleidt bouwprojecten namens woningcorporaties, gemeenten en andere organisaties. Marsaki Vastgoedbeheer ondersteunt Vereniging van Eigenaars. Marsaki was de eerste huurder van kantoorruimte in het voormalige belastingkantoor in Goes. Kort daarvoor was dit al jaren leegstaande pand omgevormd tot kantoorverzamelgebouw ‘De Koploper’. Daar gaf ik dit jaar de 30 medewerkers van Marsaki in twee groepen een training schrijfvaardigheid Nederlands. Gestart in maart, onderbroken door de coronalockdown en inmiddels online en schriftelijk afgerond.
Ik spreek met directiesecretaresse Mirjam Dingemanse en directeur Ruud de Baar.
Op mijn vraag wat haar grootste uitdaging was aan het begin van de lockdown, zegt Mirjam: ‘Als directiesecretaresse zorg ik dat mensen hun werk kunnen doen. Dus voor mij was de belangrijkste vraag hoe we zaken zo in zouden richten dat we goed contact met elkaar konden houden en konden overleggen. Gelukkig hadden wij al geregeld dat het telefoonverkeer van en naar onze vaste nummers via de mobiele telefoons loopt en dat we thuis kunnen inloggen op ons systeem. Ik had me ook al eens in MS Teams verdiept en dat leek me nu een goede oplossing voor online overleg. Ik pakte dat weer op, zorgde voor inrichting en instructie en binnen twee weken hadden we het op orde. In de tussentijd was het hier een komen en gaan van collega’s die hun beeldschermen, laptops en hun bureaustoelen ophaalden.’
Gekkigheidje
‘De sfeer is onderling goed gebleven tijdens ons online contact. Maar even een gekkigheidje, even sparren, dat misten we wel. De vrijdagmiddagborrel is afgevallen en ook een personeelsbijeenkomst waarvan we eerst dachten dat we dat wel via Teams konden doen, hebben we maar gecanceld. Het contact met klanten en andere externe relaties is goed gegaan. Afspraken gingen in overleg grotendeels online door en telefonisch contact was natuurlijk sowieso geen probleem.’
‘Nog iets bijzonders gebeurd?’
Ruud: ‘Het viel me in het begin echt op hoe m’n e-mailverkeer gigantisch toenam. Niet gek natuurlijk, want wat je anders even snel en passant uitwisselt, moest nu allemaal per mail, chat, Teams of WhatsApp. Onze PR-medewerkster zei ook, ik moet alles halen bij mensen, voor een nieuwsbrief bijvoorbeeld: ‘Is er nog iets bijzonders gebeurd?’ Je kunt niet meer snel even iemand aanspreken. Op maandagochtend hielden we wel een online koffie-uurtje waar je vrijwillig aan mee kon doen. Dat compenseerde dat een beetje.’
Focus!
Mirjam: ‘Het thuiswerken vond ik prettig. Ik ben vrij snel afgeleid en thuis kon ik me goed focussen. Sinds 1 juni werken we 50-50, de helft op kantoor, de helft thuis. Per werkblok (vier bureaus, vier personen) stemmen de mensen onderling af wie wanneer gaat. Al snel worden dat trouwens vaste dagen, waardoor je wel merkt dat je een deel van je collega’s vrijwel niet meer live ziet. Toch hoop ik dat dat thuiswerken deels blijft, we hebben gezien dat het kan en doordat er nu minder mensen zijn op een dag, kan ik me beter concentreren.’
Avondmail
Ruud: ‘Inderdaad, ik was altijd wat terughoudend over thuiswerken, maar ik zie dat de productiviteit niet minder is geworden. Soms verschuiven werktijden, bijvoorbeeld bij collega’s met jonge kinderen. Dan krijg ik een mail om acht uur ’s avonds binnen. O ja, logisch denk ik dan, de kinderen zijn dan naar bed. Dus als mensen meer thuis willen werken, ook al zouden we weer volledig naar kantoor ‘mogen’, dan heb ik daar geen bezwaar tegen. Maar niet de volledige week, ik vind het wel belangrijk elkaar geregeld ook live te zien.’
Gelukkig ging de bouw gewoon door
‘Voor onze omzet, maak ik me dit jaar geen zorgen. We hebben het geluk gehad dat de bouw gewoon is doorgegaan dus de projecten waar wij bij betrokken zijn en waren, zijn ook gewoon doorgegaan. Adviestrajecten konden ook goed vanuit huis vervolgd worden.
Voor volgend jaar ligt het wel wat anders denk ik. Acquisitie is voor ons belangrijk en dat is online of telefonisch minder effectief, zeker een eerste gesprek. Het bespreken van nieuwe initiatieven met gemeenten blijkt ook moeizaam. Met bestaande opdrachtgevers bespreken we wel of ze hun eventuele plannen wat meer naar voren kunnen halen en we focussen meer op Vastgoedbeheer.
En ja, de tweede golf… In elk geval blijven we voorlopig werken op 50-50 basis (thuis-kantoor) en als we helemaal weer tijdelijk thuis zouden moeten werken: we weten nu dat we dat kunnen!’
Thuiswerken net zo productief dus, en goed voor de concentratie. Probeer elkaar wel geregeld live te zien, is prettig en voor sommige dingen efficiënter. Wees flexibel naar je werknemers wat hun werktijden betreft en houd contact met opdrachtgevers. Ook potentiële.
Dank Mirjam en Ruud voor jullie verhaal.
september 2020